# 자활센터 직원을 위한 제미나이, 제미나이 노트북 자동화 AX전환 사업계획서

> **문서 번호:** AX-PLAN-00-A  
> **대상 기관:** 전국 지역자활센터 및 광역자활센터 실무자  
> **핵심 기술:** Google Gemini (멀티모달 AI), Google NotebookLM (출처 기반 지식 베이스), Google Workspace (Forms, Sheets, Docs)  
> **목적:** 과중한 복지 행정 업무의 AI 자동화를 통한 업무 효율성 극대화 및 참여자 맞춤형 자활 지원 역량 강화

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## 1. 사업 개요 및 배경

### 1.1 현황 및 페인 포인트 (AS-IS)
* **과중한 단순 반복 행정 서류 작업:** 참여자 상담일지, 주간·월간 활동 보고서, 지자체 협조 공문, 지출 품의서 등 문서 작성 및 정리에 전체 근무 시간의 50% 이상이 소요되어 참여자 직접 케어 및 현장 상담 시간 부족.
* **복잡한 자활 지침 및 법령 조회의 한계:** 매년 개정되는 500페이지 이상의 보건복지부 자활사업 안내 지침과 보조금 집행 규정을 수기로 일일이 검색함에 따라 행정 해석 오류 및 신규 실무자의 업무 적응 지연.
* **데이터 단절 및 수기 취합의 비효율:** 사업단별 매출, 출결, 상담 이력이 엑셀 및 종이 서식으로 분산되어 있어 정기 실적 취합 시 수일이 소요되고 통계 누락 발생.

### 1.2 도입 필요성 및 기대효과 (TO-BE 비전)
* **Gemini 기반 지능형 행정 자동화:** 안건 핵심 메모 입력만으로 표준 공문, 상담 요약록, 결과보고서를 단 1분 내에 자동 생성하여 행정 리드타임 대폭 감축.
* **NotebookLM 기반 100% 출처 검증형 지식 베이스 구축:** 센터 자체 지침, 지자체 조례, 사업단 운영 매뉴얼을 사전 학습시켜 정확한 조항과 함께 실시간으로 지침 질의응답 지원.
* **Google Workspace 기반 무인화 파이프라인:** Google Forms(모바일 입력) ↔ Sheets(자동 집계) ↔ Docs(완성형 보고서 생성) 연동을 통한 완전 무인화 행정 프로세스 정착.

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## 2. 사업 추진 목표 및 핵심 방향

### 2.1 정량적 / 정성적 목표
| 구분 | 핵심 목표 | 기존 방식 (AS-IS) | AX 전환 후 (TO-BE) |
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| **정량적 목표** | 행정 문서 작성 소요 시간 단축 | 평균 120분 / 건 | **30분 이내 (75% 감축)** |
| **정량적 목표** | 자활 지침 및 규정 검색 시간 | 평균 30분 / 건 | **1분 이내 (96% 감축)** |
| **정량적 목표** | 정례 실적 보고서 작성 기간 | 분기별 14일 소요 | **당일 실시간 자동 생성** |
| **정성적 목표** | 참여자 맞춤형 심층 상담 시간 확보 | 전체 근무 시간의 20% | **근무 시간의 50% 이상 확보** |
| **정성적 목표** | 실무자 업무 스트레스 경감 및 만족도 | 만족도 55점 | **업무 만족도 90점 이상 달성** |

### 2.2 AX 전환 4단계 접근 전략
1. **1단계 (진단 및 표준화):** 센터별 행정 서식 전수 조사, 중복 문서 통폐합 및 표준 템플릿 정립.
2. **2단계 (지식 베이스 구축):** NotebookLM에 자활 지침, 내부 규정, 사업단 매뉴얼을 모듈화하여 업로드.
3. **3단계 (자동화 파이프라인 연동):** Gemini 프롬프트 팩 및 구글 워크스페이스 자동 집계 워크플로우 개발.
4. **4단계 (현장 교육 및 내재화):** 실무자 대상 핸즈온(Hands-on) 실습 교육 및 상시 유지보수 체계 가동.

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## 3. 주요 사업 내용 (핵심 교육 및 솔루션)

### 3.1 Gemini 기반 업무 자동화 모듈
* **공문서·기안문 원클릭 생성:** 목적, 예산, 일정 등 핵심 단어 입력 시 행정안전부 공문서 규격에 맞춘 기안문 즉시 완성.
* **참여자 상담록 자동 구조화:** 거친 상담 메모 및 음성 녹취 텍스트를 정형화된 상담 일지 서식으로 자동 변환.
* **정례 보고서 및 분석글 작성:** 수치 데이터를 바탕으로 성과 요약 및 분석 코멘터리 자동 작성.

### 3.2 NotebookLM 기반 지식 베이스 구축 모듈
* **출처 기반 지침 Q&A 챗봇:** 질문 시 원문 지침서의 해당 페이지와 조항 번호를 정확히 인용하여 할루시네이션(환각) 원천 차단.
* **신규 입사자 온보딩 가이드:** 내부 결재 규정, 비품 신청, 연차 규정 등 사내 매뉴얼 질의응답 지원.
* **복지 자원 맵핑:** 관내 복지관, 보건소, 서민금융진흥원 등 연계 자원 데이터 모듈화.

### 3.3 Google Workspace 연동 워크플로우
* **모바일 실시간 폼 연동:** 현장에서 스마트폰으로 구글 폼 입력 시 구글 시트에 자동 집계 및 대시보드 실시간 반영.
* **PDF 보고서 자동 렌더링:** 구글 시트 데이터를 기반으로 완성형 보고서 및 수료증 자동 발송.

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## 4. 추진 일정 및 세부 실행 로드맵 (4개월)

| 추진 단계 | 주요 세부 과제 | 소요 기간 | 산출물 |
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| **1단계: 현장 진단 & 데이터 정비** | 센터별 업무 프로세스 분석, 표준 행정 서식 및 지침 파일 정비 | 1개월 차 | 표준 행정 서식집, 지식 원천 파일 팩 |
| **2단계: 시스템 & 프롬프트 구축** | NotebookLM 노트북 세팅, Gemini 맞춤형 프롬프트 라이브러리 개발 | 2개월 차 | 센터 전용 노트북 지식베이스, 프롬프트 팩 |
| **3단계: 실무자 집중 워크숍** | 전 직원 대상 1:1 실습 교육(기초→심화), 시범 사업단 파일럿 적용 | 3개월 차 | 실습 교안, 파일럿 운영 결과 보고서 |
| **4단계: 성과 평가 & 상시화** | 업무 감축률 측정, 우수 사례집 발간, 상시 업데이트 체계 구축 | 4개월 차 | AX 성과 분석 보고서, 표준 운영 가이드 |

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## 5. 예산 계획 및 핵심 성과지표 (KPI)

### 5.1 예산 구성안
* **전문 교육 및 컨설팅비:** 현장 맞춤형 커리큘럼 설계, 전문 강사료 및 1:1 코칭 지원
* **지식베이스 구축 및 시스템 세팅비:** 문서 모듈화, 프롬프트 팩 개발, 파이프라인 연동 비용
* **교재 및 실습 인프라비:** 핸즈온 실습 교재 제작, 보조 교구 및 클라우드 계정 지원

### 5.2 핵심 성과지표 (KPI)
* **행정 시간 단축률:** 60% 이상 달성 (월평균 40시간/인 절감)
* **AI 도구 상시 활용률:** 센터 실무자의 85% 이상 주 3회 이상 활용
* **자활 서비스 질적 향상:** 참여자 상담 만족도 90점 이상 달성